Aufbewahrung im Weingut: Was muss auffindbar bleiben?

Bei einer Kontrolle muss ein Betrieb nicht nur Zahlen vorlegen können. Er muss erklären können, wie die Zahlen entstanden sind. Dazu gehören Registereinträge, Begleitdokumente, Belege, Aufzeichnungen zu Behandlungen und – je nach Vorgang – weitere Unterlagen.

§ 11 WeinÜV verpflichtet Registerführungspflichtige, das Register einschließlich Belegen und Begleitdokumenten so aufzubewahren, dass es im Kontrollfall unverzüglich vorgelegt werden kann. Begleitdokumente sind zeitlich oder vorgangsbezogen zu ordnen.

Die konkrete Aufbewahrungsdauer ist nicht pauschal mit einem einzigen Wert für jede Unterlage beantwortet. Sie richtet sich nach dem jeweiligen Dokument, der unionsrechtlichen Grundlage und gegebenenfalls weiteren steuer-, handels- oder förderrechtlichen Pflichten. Die Aussage „fünf Jahre“ sollte deshalb immer am konkreten Unterlagentyp geprüft werden.

Eine elektronische Weinbuchführung sollte nachvollziehbare Änderungen, klare Benutzerrechte, eine Zuordnung von Belegen zu Buchungen, regelmäßige Datensicherungen, einen lesbaren Export für die Kontrolle und eine Suche nach Tank, Partie, Datum und Vorgang ermöglichen.

Nehmen Sie eine beliebige Buchung und prüfen Sie, ob eine außenstehende Person den Vorgang ohne Rückfragen nachvollziehen könnte: Was ist passiert? Wann? Mit welcher Menge? In welchem Behälter? Mit welchem Beleg? Wer hat die Buchung vorgenommen oder geändert?

Aufbewahrung bedeutet nicht, möglichst viele Dateien abzulegen. Es geht um eine geordnete, lesbare und dauerhaft auffindbare Dokumentation. Genau das macht eine Weinbuchführung kontrollfest.

Dieser Beitrag enthält allgemeine Informationen und ersetzt keine Prüfung des konkreten Betriebs, Bundeslands oder Meldewegs.